Kostenlose Checkliste: wertvolle Tipps zur Vorbereitung von Online-Meetings, …, Video-Konferenzen

Diese kostenlose Checkliste “Online-Meetings” ist generell anwendbar/übertragbar auf alle Online-Veranstaltungen (Meetings, Webinare, …) bzw. Kommunikationssituationen, in denen die Partner sich nicht in direktem persönlichen Kontakt befinden. (so z.B. für Projektstatus-Meetings)

Grundsätzliche Überlegungen – Sensibilisierung für die geänderten Einflussfaktoren von Online-Meetings

Worauf sollten wir achten!

  • Im Vergleich zu einer Präsenzveranstaltung ist in einem Online-Meeting die Wahrnehmung der Teilnehmenden eingeschränkt; dies gilt für die Moderation sowie alle Teilnehmenden: wir sehen häufig nicht den ganzen Menschen, sondern hören nur seine Stimme und sehen eventuell nur sein Gesicht; das verlangt besondere Aufmerksamkeit vom Moderator.
  • Jedes Meeting benötigt eine Moderation; ganz besonders Online-Meetings!
eine Checkliste
Checkliste
  • Schon in einem Präsenz-Meeting ist es für die Moderation wichtig; bei einem virtuellen Meeting noch wichtiger!
    • Seien sie achtsam bezüglich ihrer eigenen Gefühle (Befindlichkeit); sie haben großen Einfluss auf ihr Verhalten
    • kontinuierliche Präsenz der Moderation erforderlich (Awareness)
    • Blickkontakt halten
    • Teilnehmende einbeziehen, persönlich (mit Namen) ansprechen,
    • aufmerksam beobachten
    • wertschätzend
    • häufiges Feedback geben
    • motivieren sie die Teilnehmenden
  • Für den Erfolg der Veranstaltung ist der Aufbau von Vertrauen zwischen den Teilnehmenden erfolgskritisch!
  • Die Arbeit auf der Beziehungsebene hat einen hohen  Einfluss auf den Erfolg der Veranstaltung !
  • Es ist eine hohe Präsenz des Moderators/Moderatorin erforderlich.
  • Für den Erfolg der Veranstaltung ist der Aufbau von Vertrauen zwischen den Teilnehmenden erfolgskritisch!
  • Es ist ein bedeutender Unterschied, ob Sie einem Menschen persönlich oder nur „am Bildschirm“ begegnen. Unter neuropsychologischen Gesichtspunkten betrachtet erhöht sich bei einer persönlichen Begegnung mit einem sympathischen Menschen die Konzentration des Hormons Oxytocin im Körper.  Das “Bindungshormon” stärkt das Vertrauen und fördert soziale Bindungen, und kann unter bestimmten Voraussetzungen angst – und stressreduzierend wirken. Diese Reaktion entfällt bzw. tritt bei einer virtuellen Begegnung nur abgeschwächt auf.
  • „Ein Lächeln kann Wunder wirken“. Abweisende oder sogar Furcht einflößende Gesichter „triggern“ (über Signale an unser Limbisches System) Furcht und aggressives Verhalten – Lächeln bewirkt das Gegenteil!
  • Bei rein auditiver Kommunikation spielt die Stimme eine große Rolle: Akzentuierung, Intonation, Lautstärke, Geschwindigkeit, …; analog bei Verwendung von Bildübertragung die Mimik.
  • Der Einfluss technischer Faktoren ist erheblich größer als bei einem Präsenzmeeting! Die eingesetzte Technik hat eine deutlich höhere Komplexität und die Anzahl potenzieller Störungen ist deutlich höher! Üben Sie den Umgang mit der Technik!
  • Der Moderator sollte mit der eingesetzten Software vertraut sein! (Bildschirmfreigabe, Stummschalten Teilnehmende, Freischalten Teilnehmende, Gruppenfunktionen … eventuell Aufzeichnung einschalten (Erlaubnis/Zustimmung einholen)
ein Besprechungsraum zur Corona-Zeit
ein Meetingraum zur Corona-Zeit

Einige Anmerkungen zur Technik

 Individuelle Technik/Hardware usw.Jeder Teilnehmende sollte seine Technik (Laptop/PC inkl. Audio-Hardware) mit ausreichender Zeit vor Beginn testen; Einwahl in das Meeting mit ausreichender Zeit vor Beginn; jeder sollte die Technik soweit beherrschen, das Stummschalten und Präsentation möglich sind!  
 KamerapositionKamera auf Augenhöhe positionieren und so ausrichten, dass der Kopf nicht „abgeschnitten“ wird; falls sie über mehrere Kameras verfügen, können sie die Position wechseln – das sorgt für Abwechslung.
 Eigene PositionAusreichende Entfernung von der Kamera einhalten
 HintergrundFarbiger Hintergrund wirkt besser als weißer Hintergrund
 LichtGute Beleuchtung ist wichtig (Deckenleuchte ausschalten, dimmbare Akku-LED erzeugt gutes Licht; wenn nichts dergleichen da: Monitor auf „Weiß“ schalten
 Ton / KlangExternes Mikro sorgt für guten Ton/Klang (noch besser sind Webcams mit 2 Mikros)
 NetzbandbreiteLAN ist meist besser als WLAN
 BildschirmauflösungFalls es Probleme mit der Netzbandbreite gibt – Bildschirmauflösung reduzieren kann hilfreich sein
 Systemcheck„Was schief gehen kann geht schief“ Plan B?!

Checkliste Vorbereitung

 Vorbereitet?Kein Meeting ohne Vorbereitung!!!
 Ziele(überprüfbare/messbare) Ziele der Veranstaltung bzw. des Meetings spezifizieren
 TOPThemen aus den Zielen ableiten  
 Wer?Verantwortliche / Beitragende zu den Themen ableiten / festlegen / abstimmen
 Zeit?Zeitbedarf für Themen festlegen  
 ToolMicrosoft Team, Google Meet, GoToMeeting, jitsi, …, zoom (welche Meeting-Software/Anbieter soll verwendet werden?)  
 MedienWeitere benötigte Medien festlegen; z.B. Whiteboard [„Flipchart“ = Tablett mit entsprechender Software (z.B. Microsoft OneNote kann handschriftliche Notizen umwandeln) zur Visualisierung sinnvoll]
 RegelnMeetingregeln festlegen (Zusammenhang zum Tool beachten) Regeln können schon mit der Einladung versandt werden
 EinladungBenötigte Teilnehmende einbeziehen, abstimmen und rechtzeitig einladen (mit Link/Einwahldaten; evtl. Mobilnummer bei „besonders wichtigen“ Teilnehmenden, …); mit Zielen und Thema inkl. geplanter Dauer; Ab-/Zusage einholen; ausreichende Zeit für Feedback auf die Einladung einplanen um reaktionsfähig zu bleiben.  
 UnterlagenDie benötigten Unterlagen liegen allen Teilnehmenden vor.
 Pausen?Je nach Dauer sind Pausen sinnvoll – warum nicht eine Bewegungspause?!  

Checkliste Durchführung

 Warming upMeeting eröffnen, Leitung übernehmen und „behalten“, Aufgaben verteilen bzw. Teilnehmende einbeziehen
 AtmosphäreAtmosphäre schaffen (lächeln!), lassen sie ihren Charme spielen – bringen sie ihren Humor ein (!keine platten Witze!), Begegnung ermöglichen!
 Ergebnissicherungto do -Liste und Notizbloch/Themenspeicher führen, … vorbereiten für kontinuierliches Kurzprotokoll
 RegelnRegeln ansprechen
 OrientierungZiele und Themen vorstellen; sollten im Verlauf des Meetings permanent im Zugriff sein und bei Beginn eines (neuen) Themas kurz gezeigt werden; können evtl. gut lesbar im Hintergrund positioniert werden
 Ergebnis-SicherungWichtige Arbeitsergebnisse visualisieren (Whiteboard?)
 ProzessProzess transparent machen (visualisieren)
ModerationModerieren (Roten Faden behalten, Beiträge zusammen fassen, Vielredner wertschätzend einfangen, …, auf die Zeit achten)
VielfaltMöglichst alle sinnvollen Perspektiven und Sichtweisen abholen
konvergierenMögliche Lösungswege und Optionen heraus arbeiten und darstellen
EntscheidungErgebnisse/Erkenntnisse aufbereiten und zusammenfassen; eventuelle Entscheidungen vorbereiten
Zusammenfassung & AusblickErgebnisse zusammen fassen – was haben wir erreicht! Ausblick: wie geht es weiter!
(Durchführung: Die Stichworte sind für erfahrene Moderatoren gedacht; ohne entsprechende Moderationspraxis ist die Bedeutung nicht immer verständlich.)

 Checkliste Nachbereitung

 ProtokollProtokoll erstellen und versenden (inkl. der Notizen und Ergänzungen!)
 EntscheidungenWichtige Entscheidungen und Konsequenzen kommunizieren
 TeilnehmerlisteListe der Teilnehmer aktualisieren; wer bekommt zusätzlich das Protokoll?
 to do-ListeAktualisierte to do-Liste allen Teilnehmenden verfügbar machen
Nachbereitung online Meeting

Erfolgskontrolle

Die Vereinbarungen des Meetings sollten von allen Teilnehmerinnen selbständig „nachgehalten“ werden; in der Praxis ist jedoch hin und wieder eine kleine Erinnerung hilfreich 😉!

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