Kostenlose Checkliste: wertvolle Tipps zur Vorbereitung von Online-Meetings, …, Video-Konferenzen (Version 4_0)
english version #MakeMeetingsWork
Diese kostenlose Checkliste “Online-Meetings” ist generell anwendbar/übertragbar auf alle Online-Veranstaltungen (Meetings, Webinare, …) bzw. Kommunikationssituationen, in denen die Partner sich nicht in direktem persönlichen Kontakt befinden. (so z.B. für Projektstatus-Meetings).
Wir haben diese beliebte Checkliste, welche mehrere Wochen/Monate auf Platz 1 der Google Suche “Online Checkliste” stand, überarbeitet. Über die überaus positive Resonanz freuen wir uns sehr!
” Mehr davon” gibt es auf unsrer Homepage!
Grundsätzliche Überlegungen – Sensibilisierung für die geänderten Einflussfaktoren von Online-Meetings
Worauf sollten wir achten!
- Im Vergleich zu einer Präsenzveranstaltung ist in einem Online-Meeting die Wahrnehmung der Teilnehmenden eingeschränkt; dies gilt für die Moderation sowie alle Teilnehmenden: wir sehen häufig nicht den ganzen Menschen, sondern hören nur seine Stimme und sehen eventuell nur sein Gesicht; das verlangt besondere Aufmerksamkeit vom Moderator.
- Jedes Meeting benötigt eine Moderation; ganz besonders Online-Meetings!
- Schon in einem Präsenz-Meeting ist es für die Moderation wichtig; bei einem virtuellen Meeting noch wichtiger!
- Seien sie achtsam bezüglich ihrer eigenen Gefühle (Befindlichkeit); sie haben großen Einfluss auf ihr Verhalten
- kontinuierliche Präsenz der Moderation erforderlich (Awareness)
- Blickkontakt halten
- Empathie zeigen –> Spiegelneuronen „einsetzen“
- Aktives Zuhören, deep listening
- Teilnehmende einbeziehen, persönlich (mit Namen) ansprechen,
- aufmerksam beobachten
- wertschätzend
- häufiges Feedback geben
- motivieren sie die Teilnehmenden
- Für den Erfolg der Veranstaltung ist der Aufbau von Vertrauen zwischen den Teilnehmenden erfolgskritisch!
- Die Arbeit auf der Beziehungsebene hat einen hohen Einfluss auf den Erfolg der Veranstaltung !
- Es ist eine hohe Präsenz des Moderators/Moderatorin erforderlich.
- Für den Erfolg der Veranstaltung ist der Aufbau von Vertrauen zwischen den Teilnehmenden erfolgskritisch!
- Es ist ein bedeutender Unterschied, ob Sie einem Menschen persönlich oder nur „am Bildschirm“ begegnen. Unter neuropsychologischen Gesichtspunkten betrachtet erhöht sich bei einer persönlichen Begegnung mit einem sympathischen Menschen die Konzentration des Hormons Oxytocin im Körper. Das “Bindungshormon” stärkt das Vertrauen und fördert soziale Bindungen, und kann unter bestimmten Voraussetzungen angst – und stressreduzierend wirken. Diese Reaktion entfällt bzw. tritt bei einer virtuellen Begegnung nur abgeschwächt auf.
- „Ein Lächeln kann Wunder wirken“. Abweisende oder sogar Furcht einflößende Gesichter „triggern“ (über Signale an unser Limbisches System) Furcht und aggressives Verhalten – Lächeln bewirkt das Gegenteil!
- Bei rein auditiver Kommunikation spielt die Stimme eine große Rolle: Akzentuierung, Intonation, Lautstärke, Geschwindigkeit, …; analog bei Verwendung von Bildübertragung die Mimik.
- Der Einfluss technischer Faktoren ist erheblich größer als bei einem Präsenzmeeting! Die eingesetzte Technik hat eine deutlich höhere Komplexität und die Anzahl potenzieller Störungen ist deutlich höher! Üben Sie den Umgang mit der Technik!
- Der Moderator sollte mit der eingesetzten Software vertraut sein! (Bildschirmfreigabe, Stummschalten Teilnehmende, Freischalten Teilnehmende, Gruppenfunktionen … eventuell Aufzeichnung einschalten (Erlaubnis/Zustimmung einholen)
Einige Anmerkungen zur Technik
Individuelle Technik/Hardware usw. | Jeder Teilnehmende sollte seine Technik (Laptop/PC inkl. Audio-Hardware) mit ausreichender Zeit vor Beginn testen; Einwahl in das Meeting mit ausreichender Zeit vor Beginn; jeder sollte die Technik soweit beherrschen, das Stummschalten und Präsentation möglich sind! | |
Kameraposition | Kamera auf Augenhöhe positionieren und so ausrichten, dass der Kopf nicht „abgeschnitten“ wird; falls sie über mehrere Kameras verfügen, können sie die Position wechseln – das sorgt für Abwechslung. | |
Eigene Position | Ausreichende Entfernung von der Kamera einhalten | |
Hintergrund | Farbiger Hintergrund wirkt besser als weißer Hintergrund | |
Licht | Gute Beleuchtung ist wichtig (Deckenleuchte ausschalten, dimmbare Akku-LED erzeugt gutes Licht; wenn nichts dergleichen da: Monitor auf „Weiß“ schalten | |
Ton / Klang | Externes Mikro sorgt für guten Ton/Klang (noch besser sind Webcams mit 2 Mikros) | |
Netzbandbreite | LAN ist meist besser als WLAN | |
Bildschirmauflösung | Falls es Probleme mit der Netzbandbreite gibt – Bildschirmauflösung reduzieren kann hilfreich sein | |
Systemcheck | „Was schief gehen kann geht schief“ Plan B?! |
Checkliste Vorbereitung
Vorbereitet? | Kein Meeting ohne Vorbereitung!!! | |
Ziele | (überprüfbare/messbare) Ziele der Veranstaltung bzw. des Meetings spezifizieren | |
TOP | Themen aus den Zielen ableiten | |
Wer? | Verantwortliche / Beitragende zu den Themen ableiten / festlegen / abstimmen | |
Zeit? | Zeitbedarf für Themen festlegen; regelmäßige Pausen (a 10-15 Min) einplanen | |
Tool | Microsoft Team, Google Meet, GoToMeeting, jitsi, …, zoom (welche Meeting-Software/Anbieter soll verwendet werden?) | |
Medien | Weitere benötigte Medien festlegen; z.B. Whiteboard [„Flipchart“ = Tablett mit entsprechender Software (z.B. Microsoft OneNote kann handschriftliche Notizen umwandeln) zur Visualisierung sinnvoll] Kollaborationssoftware wie miro oder Conzeptboard ermöglichen die Zusammenarbeit mit den Teilnehmenden (gemeinsame Arbeit an einem “Dokument”! | |
Regeln | Meetingregeln festlegen (Zusammenhang zum Tool beachten) Regeln können schon mit der Einladung versandt werden; Beispiel: alle Teilnehmenden schalten Ihren Monitor und Kamera ein, das Mikro sollte erst mal ausgeschaltet bleiben; alle Teilnehmenden haben die gleichen Eingangsvoraussetzungen und Rahmenbedingungen | |
Einladung | Benötigte Teilnehmende einbeziehen, abstimmen und rechtzeitig einladen (mit Link/Einwahldaten; evtl. Mobilnummer bei „besonders wichtigen“ Teilnehmenden, …); mit Zielen und Thema inkl. geplanter Dauer; Ab-/Zusage einholen; ausreichende Zeit für Feedback auf die Einladung einplanen um reaktionsfähig zu bleiben. | |
Unterlagen | Die benötigten Unterlagen liegen allen Teilnehmenden vor. | |
Pausen? | Je nach Dauer sind Pausen sinnvoll – warum nicht eine gemeinsame Bewegungspause?! |
Checkliste Durchführung
Warming up | Meeting eröffnen, Leitung übernehmen und „behalten“, Aufgaben verteilen bzw. Teilnehmende einbeziehen, mit “positiv besetzten” Themen beginnen | |
Atmosphäre | Atmosphäre schaffen (lächeln!), lassen sie ihren Charme spielen – bringen sie ihren Humor ein (!keine platten Witze!), Beziehung zu den Teilnehmenden aufbauen, Begegnung ermöglichen! | |
Ergebnissicherung | to do -Liste und Notizbloch/Themenspeicher führen, … vorbereiten für kontinuierliches Kurzprotokoll | |
Regeln | Regeln ansprechen, Rollen klären | |
Orientierung | Ziele und Themen vorstellen; sollten im Verlauf des Meetings permanent im Zugriff sein und bei Beginn eines (neuen) Themas kurz gezeigt werden; können evtl. gut lesbar im Hintergrund positioniert werden | |
Ergebnis-Sicherung | Wichtige Arbeitsergebnisse visualisieren (Whiteboard?); soll das Meeting “mit geschnitten werden”, so müssen sie vorher die Erlaubnis aller Teilnehmenden einholen | |
Prozess | Prozess transparent machen (visualisieren) | |
Moderation | Moderieren (Roten Faden behalten, Beiträge zusammen fassen, Vielredner wertschätzend einfangen, …, auf die Zeit achten), visualisieren (z.B. mit miro.com) | |
Vielfalt | Möglichst alle sinnvollen Perspektiven und Sichtweisen abholen | |
konvergieren | Mögliche Lösungswege und Optionen heraus arbeiten und darstellen | |
Entscheidung | Ergebnisse/Erkenntnisse aufbereiten und zusammenfassen; eventuelle Entscheidungen vorbereiten | |
Zusammenfassung & Ausblick | Ergebnisse zusammen fassen – was haben wir erreicht! Ausblick: wie geht es weiter! Bitten sie die Teilnehmenden um ein Feedback |
Checkliste Nachbereitung
Protokoll | Protokoll erstellen und versenden (inkl. der Notizen und Ergänzungen!) | |
Entscheidungen | Wichtige Entscheidungen und Konsequenzen kommunizieren | |
Teilnehmerliste | Liste der Teilnehmer aktualisieren; wer bekommt zusätzlich das Protokoll? | |
to do-Liste | Aktualisierte to do-Liste allen Teilnehmenden verfügbar machen |
Erfolgskontrolle
Die Vereinbarungen des Meetings sollten von allen Teilnehmerinnen selbständig „nachgehalten“ werden; in der Praxis ist jedoch hin und wieder eine kleine Erinnerung hilfreich 😉!