Kostenlose Checkliste: wertvolle Tipps zur Vorbereitung von Online-Meetings, …, Video-Konferenzen (Version 3.0)

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    Erfolgreiche Zusammenarbeit entsteht durch Menschen, die ihre Erfahrung, ihr Können und ihr Engagement einbringen. Für Sie ist wichtig, den Menschen zu vertrauen, von denen Sie sich beraten lassen.

    Wir freuen uns darauf, Sie kennen zu lernen!

    Diese kostenlose Checkliste “Online-Meetings” ist generell anwendbar/übertragbar auf alle Online-Veranstaltungen (Meetings, Webinare, …) bzw. Kommunikationssituationen, in denen die Partner sich nicht in direktem persönlichen Kontakt befinden. (so z.B. für Projektstatus-Meetings)

    english version #MakeMeetingsWork

    Grundsätzliche Überlegungen – Sensibilisierung für die geänderten Einflussfaktoren von Online-Meetings

    Worauf sollten wir achten!

    • Im Vergleich zu einer Präsenzveranstaltung ist in einem Online-Meeting die Wahrnehmung der Teilnehmenden eingeschränkt; dies gilt für die Moderation sowie alle Teilnehmenden: wir sehen häufig nicht den ganzen Menschen, sondern hören nur seine Stimme und sehen eventuell nur sein Gesicht; das verlangt besondere Aufmerksamkeit vom Moderator.
    • Jedes Meeting benötigt eine Moderation; ganz besonders Online-Meetings!
    eine Checkliste
    Checkliste
    • Schon in einem Präsenz-Meeting ist es für die Moderation wichtig; bei einem virtuellen Meeting noch wichtiger!
      • Seien sie achtsam bezüglich ihrer eigenen Gefühle (Befindlichkeit); sie haben großen Einfluss auf ihr Verhalten
      • kontinuierliche Präsenz der Moderation erforderlich (Awareness)
      • Blickkontakt halten
      • Teilnehmende einbeziehen, persönlich (mit Namen) ansprechen,
      • aufmerksam beobachten
      • wertschätzend
      • häufiges Feedback geben
      • motivieren sie die Teilnehmenden
    • Für den Erfolg der Veranstaltung ist der Aufbau von Vertrauen zwischen den Teilnehmenden erfolgskritisch!
    • Die Arbeit auf der Beziehungsebene hat einen hohen  Einfluss auf den Erfolg der Veranstaltung !
    • Es ist eine hohe Präsenz des Moderators/Moderatorin erforderlich.
    • Für den Erfolg der Veranstaltung ist der Aufbau von Vertrauen zwischen den Teilnehmenden erfolgskritisch!
    • Es ist ein bedeutender Unterschied, ob Sie einem Menschen persönlich oder nur „am Bildschirm“ begegnen. Unter neuropsychologischen Gesichtspunkten betrachtet erhöht sich bei einer persönlichen Begegnung mit einem sympathischen Menschen die Konzentration des Hormons Oxytocin im Körper.  Das “Bindungshormon” stärkt das Vertrauen und fördert soziale Bindungen, und kann unter bestimmten Voraussetzungen angst – und stressreduzierend wirken. Diese Reaktion entfällt bzw. tritt bei einer virtuellen Begegnung nur abgeschwächt auf.
    • „Ein Lächeln kann Wunder wirken“. Abweisende oder sogar Furcht einflößende Gesichter „triggern“ (über Signale an unser Limbisches System) Furcht und aggressives Verhalten – Lächeln bewirkt das Gegenteil!
    • Bei rein auditiver Kommunikation spielt die Stimme eine große Rolle: Akzentuierung, Intonation, Lautstärke, Geschwindigkeit, …; analog bei Verwendung von Bildübertragung die Mimik.
    • Der Einfluss technischer Faktoren ist erheblich größer als bei einem Präsenzmeeting! Die eingesetzte Technik hat eine deutlich höhere Komplexität und die Anzahl potenzieller Störungen ist deutlich höher! Üben Sie den Umgang mit der Technik!
    • Der Moderator sollte mit der eingesetzten Software vertraut sein! (Bildschirmfreigabe, Stummschalten Teilnehmende, Freischalten Teilnehmende, Gruppenfunktionen … eventuell Aufzeichnung einschalten (Erlaubnis/Zustimmung einholen)
    ein Besprechungsraum zur Corona-Zeit
    ein Meetingraum zur Corona-Zeit

    Einige Anmerkungen zur Technik

     Individuelle Technik/Hardware usw.Jeder Teilnehmende sollte seine Technik (Laptop/PC inkl. Audio-Hardware) mit ausreichender Zeit vor Beginn testen; Einwahl in das Meeting mit ausreichender Zeit vor Beginn; jeder sollte die Technik soweit beherrschen, das Stummschalten und Präsentation möglich sind!  
     KamerapositionKamera auf Augenhöhe positionieren und so ausrichten, dass der Kopf nicht „abgeschnitten“ wird; falls sie über mehrere Kameras verfügen, können sie die Position wechseln – das sorgt für Abwechslung.
     Eigene PositionAusreichende Entfernung von der Kamera einhalten
     HintergrundFarbiger Hintergrund wirkt besser als weißer Hintergrund
     LichtGute Beleuchtung ist wichtig (Deckenleuchte ausschalten, dimmbare Akku-LED erzeugt gutes Licht; wenn nichts dergleichen da: Monitor auf „Weiß“ schalten
     Ton / KlangExternes Mikro sorgt für guten Ton/Klang (noch besser sind Webcams mit 2 Mikros)
     NetzbandbreiteLAN ist meist besser als WLAN
     BildschirmauflösungFalls es Probleme mit der Netzbandbreite gibt – Bildschirmauflösung reduzieren kann hilfreich sein
     Systemcheck„Was schief gehen kann geht schief“ Plan B?!

    Checkliste Vorbereitung

     Vorbereitet?Kein Meeting ohne Vorbereitung!!!
     Ziele(überprüfbare/messbare) Ziele der Veranstaltung bzw. des Meetings spezifizieren
     TOPThemen aus den Zielen ableiten  
     Wer?Verantwortliche / Beitragende zu den Themen ableiten / festlegen / abstimmen
     Zeit?Zeitbedarf für Themen festlegen  
     ToolMicrosoft Team, Google Meet, GoToMeeting, jitsi, …, zoom (welche Meeting-Software/Anbieter soll verwendet werden?)  
     MedienWeitere benötigte Medien festlegen; z.B. Whiteboard [„Flipchart“ = Tablett mit entsprechender Software (z.B. Microsoft OneNote kann handschriftliche Notizen umwandeln) zur Visualisierung sinnvoll] Kollaborationssoftware wie miro oder Conzeptboard ermöglichen die Zusammenarbeit mit den Teilnehmenden (gemeinsame Arbeit an einem “Dokument”!
     RegelnMeetingregeln festlegen (Zusammenhang zum Tool beachten) Regeln können schon mit der Einladung versandt werden; Beispiel: alle Teilnehmenden schalten Ihren Monitor und Kamera ein, das Mikro sollte erst mal ausgeschaltet bleiben; alle Teilnehmenden haben die gleichen Eingangsvoraussetzungen und Rahmenbedingungen
     EinladungBenötigte Teilnehmende einbeziehen, abstimmen und rechtzeitig einladen (mit Link/Einwahldaten; evtl. Mobilnummer bei „besonders wichtigen“ Teilnehmenden, …); mit Zielen und Thema inkl. geplanter Dauer; Ab-/Zusage einholen; ausreichende Zeit für Feedback auf die Einladung einplanen um reaktionsfähig zu bleiben.  
     UnterlagenDie benötigten Unterlagen liegen allen Teilnehmenden vor.
     Pausen?Je nach Dauer sind Pausen sinnvoll – warum nicht eine gemeinsame Bewegungspause?!  

    Checkliste Durchführung

     Warming upMeeting eröffnen, Leitung übernehmen und „behalten“, Aufgaben verteilen bzw. Teilnehmende einbeziehen
     AtmosphäreAtmosphäre schaffen (lächeln!), lassen sie ihren Charme spielen – bringen sie ihren Humor ein (!keine platten Witze!), Begegnung ermöglichen!
     Ergebnissicherungto do -Liste und Notizbloch/Themenspeicher führen, … vorbereiten für kontinuierliches Kurzprotokoll
     RegelnRegeln ansprechen
     OrientierungZiele und Themen vorstellen; sollten im Verlauf des Meetings permanent im Zugriff sein und bei Beginn eines (neuen) Themas kurz gezeigt werden; können evtl. gut lesbar im Hintergrund positioniert werden
     Ergebnis-SicherungWichtige Arbeitsergebnisse visualisieren (Whiteboard?)
     ProzessProzess transparent machen (visualisieren)
    ModerationModerieren (Roten Faden behalten, Beiträge zusammen fassen, Vielredner wertschätzend einfangen, …, auf die Zeit achten), visualisieren (z.B. mit miro.com)
    VielfaltMöglichst alle sinnvollen Perspektiven und Sichtweisen abholen
    konvergierenMögliche Lösungswege und Optionen heraus arbeiten und darstellen
    EntscheidungErgebnisse/Erkenntnisse aufbereiten und zusammenfassen; eventuelle Entscheidungen vorbereiten
    Zusammenfassung & AusblickErgebnisse zusammen fassen – was haben wir erreicht! Ausblick: wie geht es weiter! Bitten sie die Teilnehmenden um ein Feedback
    (Durchführung: Die Stichworte sind für erfahrene Moderatoren gedacht; ohne entsprechende Moderationspraxis ist die Bedeutung nicht immer verständlich.)

     Checkliste Nachbereitung

     ProtokollProtokoll erstellen und versenden (inkl. der Notizen und Ergänzungen!)
     EntscheidungenWichtige Entscheidungen und Konsequenzen kommunizieren
     TeilnehmerlisteListe der Teilnehmer aktualisieren; wer bekommt zusätzlich das Protokoll?
     to do-ListeAktualisierte to do-Liste allen Teilnehmenden verfügbar machen
    Nachbereitung online Meeting

    Erfolgskontrolle

    Die Vereinbarungen des Meetings sollten von allen Teilnehmerinnen selbständig „nachgehalten“ werden; in der Praxis ist jedoch hin und wieder eine kleine Erinnerung hilfreich 😉!

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