Projektziele – SMART allein reicht nicht aus!

Klare, verständliche und überprüfbare Ziele sind eine elementare Grundvoraussetzung für den Projekterfolg. Ohne sie entfällt die Basis für das Qualitätsmanagement: eine erforderliche Referenz für Qualität würde fehlen.

Bei der Vorbereitung auf ein Projekt werden die Projektziele diskutiert und soweit möglich konkretisiert. Als Messlatte wird dabei oft die SMART-Regel verwendet: ein Ziel sollte SMART (Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) formuliert sein.

Weitaus wichtiger ist jedoch, dass Auftraggeber und Auftragnehmer eine gemeinsame Vorstellung der Ziele entwickeln.

Und das ist nicht in einem Meeting bzw. mehreren kurzen Besprechungen realisierbar. Es ist stattdessen ein längerer und iterativer, ja auch inkrementeller Prozess.

Das gemeinsame Verständnis ist das Ergebnis eines Kommunikationsprozesses aller Beteiligten.

„Baue mir ein Haus! Groß, schön, umweltfreundlich und nachhaltig.“

 Um ein solches Projekt erfolgreich im Sinne aller Beteiligten umsetzen zu können, müssen die qualitativen Ziele konkretisiert und in Funktionsziele und Anforderungen übersetzt werden: Was bedeutet „schön“? Wann ist ein Haus „umweltfreundlich?“

Dies zu klären ist ein „iterativer & inkrementeller“ 😉 Kommunikationsprozess wo es keine Abkürzung gibt!  Qualitätsziele müssen definiert, konkretisiert und überprüft werden können! Das bedingt, dass die zu erreichende Qualität in den frühen Aktivitäten des Projektes „vorgedacht“ / geplant wird … und erste Überlegungen über Messkriterien, Messverfahren & Messgrößen … gemacht werden. Damit ist die ursprüngliche Frage (Wann ist das Projekt erfolgreich?)  auch über das Projektende hinaus – für den Nutzungszeitraum des Projektergebnisses – zu beantworten. Und das wird in der Qualitätsplanung zusammengefasst – und gibt Antworten darauf, wie diese Qualität zu überprüfen ist.
Um genau diese Denke abbilden zu können, wurde TaskBrowse erweitert.

Zielbaum

Dieser Prozess der Zielfindung und Konkretisierung wird in mehreren  Stufen erfolgen. Das (Zwischen-)Ergebnis wird als Qualitätsziel-Diagramm in TaskBrowse abgebildet.

Im Webinar wird eine mehrstufige Methode zur Zielfindung vorgestellt und in Form von Methodensteckbriefen beschrieben.

In Kurzform: Zielplanung ist ein iterativer Prozess, der sich bis weit in das Projekt hineinzieht. Zu Beginn der Vorbereitung des Projektes besteht beim späteren Auftraggeber*in meist noch ein sehr unscharfes Verständnis der Ziele. So ist oft nur „klar“ dass ein Produkt entwickelt oder ein Prozess verbessert werden muss; von einer Konkretisierung ist diese Projektidee aber noch weit entfernt.

Mit zunehmender Beschäftigung mit dem Problemraum und den Anforderungen des Projekts werden die Projektziele immer klarer: eine gemeinsame Vorstellung der (Qualitäts-)ziele von Auftraggeber*in und Projektteam nimmt Gestalt an. Das ist auch das Ergebnis eines iterativen und hoch kommunikativen Prozesses. Die erforderliche Klarheit der Projektziele kann nicht allein von der Projektleitung in der erforderlichen Qualität erarbeitet werden. Darüber hinaus muss das erforderliche gemeinsame Verständnis erarbeitet werden. Und das wird nur durch den, sich bis weit in das Projekt hineinziehenden, kommunikativen Prozess der Zielplanung ermöglicht.

Gelingt dieser Prozess nicht, so ist der Erfolg des Projektes gefährdet!

Dieser Prozess der Zielplanung wird wie folgt skizziert:

Die Projektziele sollten zu Beginn des Projektes soweit wie möglich definiert und abgestimmt sein. Dazu sollte zu Beginn des Projektes eine Zielplanung erfolgt sein, welche die Ziele so weit wie zu diesem Zeitpunkt möglich, konkret und überprüfbar formuliert. Dazu kann eine (erste) Zielstruktur erstellt werden. Der Fokus sollte auf der Formulierung der Qualitätsziele liegen. Qualitätsziele sind messbare – also konkret überprüfbare Ziele. Ein funktionales Ziel hingegen ist „erfüllt oder nicht erfüllt“, ein Terminziel ist „eingehalten oder überschritten“, ein „finanzielles Ziel konnte eingehalten werden oder nicht“

Ein Qualitätsziel hingegen ist skalierbar; die Qualität muss messbar formuliert werden, so dass der Zielerreichungsgrad überprüfbar ist.

Zurück zum Eingangs-Beispiel:

Ein Architekt erhält den Auftrag „Baue ein Haus – groß, schön …“. Erfahrungsgemäß wird er klären was der Auftrag genau zu bedeuten hat und die Attribute groß, schön und … hinterfragen und konkretisieren. Dass das Haus einen Zugang haben soll, ist dagegen als selbstverständlich vorauszusetzen: eine Türe- also ein funktionales Ziel! Ob es sich um eine vollautomatische Türe handelt, welche berechtigte Benutzer automatisch erkennt, ist hingegen eher ein Qualitätsziel und zu prüfen! Der Gestaltungsspielraum wird durch von Termin- und Budgetzielen (Restriktionen) definiert.

Es liegt also in der Natur eines Projektes, dass die Ziele zu Beginn bzw. in den frühen Phasen noch relativ unscharf sind und erst im Verlauf des Projektes immer weiter konkretisiert werden können.

Die Zielplanung ist also ein Tool, welches auch noch in der Projektdurchführung von Nutzen sein kann und Anwendung findet.

Prozess der Zielplanung

Folgende Prozess-Schritte sind (mehrfach) zu durchlaufen:

  • Ziele sammeln (aus Zielvorgaben und eigenen Visionen)
  • Ziele hierarchisch strukturieren, ordnen und verfeinern
  • „strukturgerecht“ formulieren
  • Vollständigkeit herstellen
  • Abhängigkeiten zeigen
  • Ziele priorisieren
  • Entwicklung von Lösungsideen
  • Ableitung geeigneter Maßnahmen
  • Operationalisieren (Ziele messbar machen)
  • Planung QS und Erfolgskontrolle
  • Ableitung von Risiken …..

Die detaillierten Schritte sind in drei Methodensteckbriefen beschrieben. Im Webinar „zielbasierte Projektplanung mit TaskBrowse“ werden wir vorstellen, wie TaskBrowse sie bei diesem Vorgehen von der Zielplanung – von Zielen hin zu zielorientierten Maßnahmen unterstützen kann.

Zielbaum-mit-Arbeitspaketen

Als Darstellungsform wird eine Baumstruktur verwendet. Es handelt sich um eine Vereinfachung der Realität – also ein Modell. Dieses Modell reduziert jedoch (in zulässiger Form) die Komplexität und unterstützt den kommunikativen Prozess der Zielfindung im Team.

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