ARBEITSPROBE

Projekt “Einführung einer Standardsoftware Finanzmanagement”

Inhalt

Ausgangssituation

Die Bundesbehörde plant die Einführung einer Standardsoftware Finanzmanagement.
Zur Bewirtschaftung von Haushaltsmitteln dürfen aus rechtlichen Gründen zukünftig nur noch automatisierte Verfahren eingesetzt werden. Die papiergebundene Belegabwicklung soll abgelöst werden.
Derzeit werden Zahlungen innerhalb der Organisation in unterschiedlichen Organisationseinheiten nicht einheitlich abgewickelt; es kommen unterschiedliche IT-Verfahren zum Einsatz. In den Außenstellen erfolgt die Zahlungsabwicklung ebenfalls nach unterschiedlichen Verfahren. Dadurch kommt es immer wieder zu Verzögerungen, Fehlern  und zusätzlichem Aufwand.

Die Erstellung von Kassenanordnungen erfolgt umständlich mit einer nicht mehr zeitgemäßen Software. Die Durchlaufzeiten bis zu den Bundeskassen betragen mehrere Tage. Eingehende Kassenanordnungen müssen von den Bundeskassen manuell erfasst werden. Buchungsrückstände von mehreren Wochen sind die Regel.

Die Haushaltsplanung erfolgt zurzeit noch manuell. Alle Unterlagen für die Haushaltsplanung werden jedes Jahr  erneut durch die Sachbearbeiter manuell erstellt. Der im Rahmen des „Haushaltsaufstellungskreislaufes“ erforderliche Zeitaufwand ist enorm.

Geplant ist durch die Einführung einer elektronischen Bearbeitung von Zahlungsvorgängen die Durchlaufzeiten der Zahlungsvorgänge deutlich zu reduzieren und die Fehlerquote zu verringern. Die Zahlungsvorgänge sollen organisationsintern nur noch in einer Organisationseinheit zentral durchgeführt werden.

Wie sind wir vorgegangen?

Die Einführung einer Standardsoftware für das behördenweite Finanzmanagement ist für die Behörde von hoher Bedeutung und kritisch. Vor diesem Hintergrund ist unsere primäre Aufgabe die Unterstützung und Entlastung der Projektleitung, die neben der zeitintensiven Tätigkeit der Projektleitung noch voll im aktuellen Tagesgeschäft eingebunden ist.

Wir unterstützen das Team methodisch und gestalten den Arbeits­prozess im Projekt durch aufgabenorientiertes Coaching und Moderation.
Unser Mitarbeiter hat im Projekt verschiedene Rollen ausgefüllt:

Rolle „persönlicher Coach der Projektleitung“

Persönliches Coaching und Unterstützung der Projektleitung:

  • Tägliche Standortbestimmung im jour fix, Reflexion des Vortages, Planung weiteres Vorgehen
  •  Vorbereitung, Durchführung und  Nachbereitung (Reflexion!) kick off, Teambesprechungen, …Projektpräsentationen, Steuerungsgremiums-Sitzungen
  • Projektzielplanung (u.a. Qualitätsziele), Projektplanung intern sowie die Abstimmung der Planung mit dem externen Partner
  • Erstellung Projekthandbuch, Qualitätsplan,
  • Regelmäßiges Jour fix mit Auftraggeber
  • Gespräche, Verhandlungen mit dem externen Partner; Ermittlung der benötigten Lizenzen … Klärung Bedarf Lizenzen
  • Analyse neues Vertragsangebot bzw. Mehrkosten Lizenzen; Abstimmung
  • Projektstatus
  • Abstimmung SLA
  • Vorbereitung LA

Rolle Teamcoach

  • Unterstützung bei der Mitarbeitereinsatzplanung
  • Spezifikation der Workflows …
  • Projektzielplanung
  • Moderationsplanung, … von Teamsitzungen,
  • Präsentationen beim Auftraggeber, …
  • Erstellung von /Abstimmung mit Testkonzept,
  • Berechtigungskonzept und Betriebskonzept
  • Abstimmung von Änderungen Organis. Betriebskonzept
  • Projektmarketing
  • Projektteam:
    • Erstellung Leistungsbeschreibung: welche Geschäftsprozesse sollen unterstützt/abgebildet werden?!
    • Workshops Qualitätsmanagement
    • Coaching
    • Anforderungs-Spezifikation von Anwendungsfällen, Testfällen, …
    • Vorgehen fachlicher Test
    • Erstellung von Ergebnisdefinitionsdokumenten,
    • Testplanung usw.

Rolle „externer Qualitätsmanager“

Die Bezeichnung “Einführung einer Standardsoftware Finanzmanagement” darf nicht dazu verleiten, die anstehenden Aufgaben in ihrer Komplexität zu unterschätzen. So kommt es im Projekt darauf an, die bestehenden Anwendungsfälle fachlich korrekt abzubilden. Dazu muss die jeweilige Funktionsweise eines jeden Anwendungsfalles durch die Standardsoftware sichergestellt sein.

In der Rolle “externer Qualitätsbeauftragter hat der Coach eine eigenständige fachliche Verantwortung im Projekt übernommen. Von der Konkretisierung der Projektziele zu Projektbeginn bis hin zur Abnahme der Projektergebnisse hat er in enger Abstimmung mit der Projektleitung an den Auftraggeber – die Behördenleitung – berichtet. Gleichzeitig hat er als Bindeglied zu den Anwendern der neuen geplanten Finanzmanagement-Software (den Fachabteilungen) fungiert. Ebenso stand er in direkter Kommunikation mit dem externen Dienstleister.

  • Abstimmung Vorgehen QM, Testleitfaden, …
  • Erstellung von /Abstimmung mit Testkonzept,
  • Bericht an die Behördenleitung / Auftraggeber
  • Projektstatusbericht QS-Sicht
  • QS organisatorisches  Betriebskonzept,
  • QS Konfigurationsdokumentation;
  • Aktualisierung Testkonzept; Sichtung Fehlerprotokolle
  • QS Techn. Betriebskonzept  
  • Projektplanung in Abstimmung mit dem externen Partner (Standardsoftware)
  • Schulungskonzept  

Was haben wir erreicht?

carton miniature house placed on table with stack of coins
Photo by bongkarn thanyakij on Pexels.com
Das Projekt wird im Rahmen der veranschlagten Laufzeit erfolgreich beendet. Die Einführung des Produkts verläuft zur vollen Zufriedenheit von Auftraggeber und Anwendern.

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